Face à la multiplication des documents administratifs et à la complexité croissante des obligations légales, les entreprises françaises cherchent des solutions fiables pour simplifier leur gestion documentaire. C'est dans ce contexte que Mypeopledoc s'est imposé comme une référence incontournable, transformant en profondeur la manière dont les services RH archivent, partagent et sécurisent les informations sensibles de leurs collaborateurs.
L'info en bref
- Mypeopledoc est une solution de coffre-fort numérique intégrée à l'écosystème UKG qui permet aux entreprises de dématérialiser et sécuriser la gestion de leurs documents RH.
- Chaque salarié dispose d'un espace personnel de 10 Go, accessible à vie, garantissant la conservation des documents administratifs pendant au moins 50 ans.
- La plateforme permet aux services RH d'automatiser les processus documentaires, réduisant ainsi les coûts opérationnels liés aux envois postaux et aux tâches répétitives.
- La sécurité des données est assurée par des protocoles robustes tels que le chiffrement des fichiers, l'authentification multifacteur et le respect strict du RGPD.
- Mypeopledoc offre une interface intuitive permettant aux collaborateurs d'accéder à leurs documents 24h/24 et 7j/7, tout en bénéficiant d'un support technique dédié en France.
- Le modèle économique propose des offres flexibles, incluant une option freemium pour les petites entreprises, afin de s'adapter aux besoins variés des organisations.
Qu'est-ce que Mypeopledoc et comment transforme-t-il la gestion documentaire en entreprise
Créé en 2008 par Clément Buyse, ce coffre-fort numérique a rapidement conquis le marché français avant d'être racheté par UKG en 2018, s'intégrant depuis dans l'écosystème UKG HR Service Delivery. Aujourd'hui, plus de 3000 entreprises font confiance à cette solution pour la dématérialisation de leurs documents RH, un chiffre qui témoigne de la maturité et de la fiabilité de la plateforme.
Les principes fondamentaux du coffre-fort numérique Mypeopledoc
Le fonctionnement repose sur un principe simple mais efficace : chaque salarié dispose d'un espace personnel de 10 Go, accessible à vie, où sont stockés l'ensemble de ses documents administratifs. Les bulletins de paie, contrats de travail, certificats et autres pièces justificatives y sont conservés de manière sécurisée, avec une durée de conservation garantie d'au moins 50 ans, un point crucial pour les documents relatifs aux droits à la retraite ou à l'assurance chômage. L'accès à cet espace se fait uniquement sur invitation de l'employeur, ce qui garantit une traçabilité complète des utilisateurs autorisés.
Les avantages concrets pour les services RH et les collaborateurs
Pour les entreprises, l'intérêt est double. D'un côté, les services RH bénéficient d'une automatisation poussée de leurs processus, avec une économie pouvant atteindre 50% par bulletin de paie grâce à la suppression des envois postaux et des tâches manuelles répétitives. De l'autre, les salariés profitent d'un accès gratuit et permanent à leurs documents, disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sans dépendre des horaires ou de la disponibilité du service administratif. Aujourd'hui, plus de 60% des salariés reçoivent déjà leur bulletin de paie en version numérique, une tendance qui s'accélère avec la généralisation du télétravail et la digitalisation des entreprises.
Sécurité et conformité : comment Mypeopledoc protège vos données sensibles
La question de la sécurité des données personnelles constitue naturellement une préoccupation majeure lorsqu'il s'agit de centraliser des informations aussi sensibles que des bulletins de paie ou des contrats de travail.
Les protocoles de protection des informations personnelles et administratives
Mypeopledoc mise sur des technologies robustes pour garantir l'intégrité des données. Le protocole HTTPS/TLS sécurise l'ensemble des échanges entre les utilisateurs et les serveurs, tandis que le chiffrement des fichiers empêche tout accès non autorisé. L'authentification multifacteur renforce encore davantage la protection des comptes, limitant considérablement les risques d'usurpation d'identité. En cas d'oubli de mot de passe, un lien de récupération valide pendant 24 heures permet de retrouver l'accès à son espace en toute sécurité. Par ailleurs, les documents supprimés ne disparaissent pas instantanément : ils restent disponibles dans une corbeille pendant 30 jours, offrant ainsi une marge de sécurité appréciable en cas d'erreur.
La conformité aux normes légales et réglementaires du travail
Depuis mai 2018, la plateforme respecte scrupuleusement le RGPD, garantissant aux utilisateurs un contrôle total sur leurs données personnelles. Cette conformité rassure autant les employeurs, soumis à des obligations légales strictes en matière de conservation des documents, que les salariés, soucieux de la confidentialité de leurs informations. La durée de conservation de 50 ans répond précisément aux exigences légales françaises concernant l'archivage des bulletins de paie, évitant ainsi aux entreprises tout risque de non-conformité lors de contrôles administratifs.
Mode d'emploi : utiliser Mypeopledoc au quotidien dans votre organisation
Au-delà des aspects techniques et réglementaires, l'adoption de Mypeopledoc s'accompagne d'une prise en main relativement intuitive, tant pour les administrateurs RH que pour les salariés.
Accès et consultation des bulletins de paie et documents RH pour les salariés
Une fois invités par leur employeur, les collaborateurs créent leur compte personnel et accèdent instantanément à leur espace de stockage sécurisé. La navigation permet de consulter, télécharger ou imprimer facilement chaque document, sans limite de nombre de connexions. Un support téléphonique est également disponible en France, accessible au +33 1 83 62 46 77, pour accompagner les utilisateurs en cas de difficulté technique ou de question relative à leur compte.
Automatisation et optimisation de la gestion des ressources humaines
Côté entreprise, la tarification s'adapte aux besoins réels de chaque organisation. Une formule d'entrée de gamme démarre à partir de 3 euros par mois et par utilisateur, tandis qu'une offre plus avancée débute à 4 euros mensuels. Une formule freemium permet également d'accéder gratuitement aux fonctionnalités de base, idéale pour les petites structures souhaitant tester la solution avant un déploiement plus large. Il convient toutefois de noter certaines limites, notamment l'impossibilité d'envoyer des fichiers dépassant 250 Mo, ce qui peut nécessiter des ajustements pour certains types de documents volumineux. Face à des concurrents comme Primobox, Payfit ou BambooHR, Mypeopledoc conserve un positionnement solide grâce à son ancienneté sur le marché et son intégration poussée dans l'écosystème UKG, offrant ainsi une solution complète pour moderniser durablement la gestion documentaire des ressources humaines.